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浅析法院档案管理存在的问题及其完善
作者:徐琴芳   发布时间:2013-11-27 09:39:43


    法院档案是国家档案的重要组成部分,主要包括诉讼档案、行政文书档案、声像档案等等,其中诉讼档案是具有法院特色的国家重要专业档案之一,是人民法院进行审判活动的真实记录和重要依据,反映了人民法院执行党和国家的政策、法律、法令的情况和基本职能。科学地鉴定和保存好法院各类档案,是人民法院政务管理的一项十分重要的工作。

    最高人民法院曾于1991年下发了法(办)发〔1991〕46号文件,明确了《人民法院档案管理办法》等相关八个规章制度。上述制度实施二十余年来,对促进全国法院档案管理科学化、规范化,有着积极的意义,但由于现行政策、法律规定及一些情形发生了变化,上述规定已暴露出五方面滞后,影响了档案管理工作,具体表现在以下五个方面:

    1、刑法的一些罪名已经取消,而原规定依旧存在。例如:在依据刑期划分诉讼档案保管年限时,规定了反革命案件被判处五年以上的,案件保管期限为永久;而依据现行刑法,反革命罪已被取消不存在。

    2、上述制度中若干规定内容不符合当前形势发展需要。例如:有关《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第三条规定“各类诉讼文书必须用标准十六开办公纸,并用毛笔或钢笔(用墨汁或碳素、蓝黑墨水)书写、签发。”而2012年7月1日以来,国家执行《党政机关公文处理工作条例》新标准,政府公文的标准纸张要求统一采用国际标准A4纸型,十六开办公纸已被淘汰;而且由于法院内部已逐步实行信息化管理,传统、单一的书写、签发诉讼文书习惯在审判实践中被电脑打印、网上签发打破。

    3、法院因部分职责发生变更,相关档案归档办法已无存在必要。例如:最高法院1991年制定的档案管理配套制度中有《人民法院法医学鉴定文书立卷归档办法》,主要是基于当时由于法院内部的法医可以依法根据相关委托进行法医学鉴定,故法院有必要对相关法医学鉴定材料进行归档管理。而2002年4月1日起施行的最高人民法院《人民法院对外委托司法鉴定管理规定》,则要求人民法院司法鉴定机构负责统一对外委托和组织司法鉴定,自此,人民法院内部的法医不再有资格自行进行法医学鉴定。此项工作既然不再存在,当然相关的档案归档办法也就没有了存在的价值。

    4、法院文书档案的保管期限与国家档案局规定不一致,导致司法实践中适用较混乱。《人民法院行政文书档案保管期限的规定》第二条规定:“人民法院行政文书档案的保管期限为永久、长期、短期三种。长期为十六年到五十年,短期为十五年以下”;而国家档案局于2006年12月18日公布了第8号令,其中第六条规定“机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。”实践中,有的法院在档案管理中适用双重标准,即行政文书档案参照国家档案局第8号令规定来确定保管期限,诉讼档案的保管期限则沿袭使用最高法院的老规定;但也有的法院仍沿用最高法院的老规定来确定诉讼档案、文书档案的保管期限。

    5、法院档案管理规定在一些领域尚属空白。例如:法院信息化建设对档案管理工作影响较大,各类审判管理软件目前被广泛运用到法院管理实践中,但没有规定统一的法院电子档案归档办法; 2013年实施的刑事诉讼法中规定了轻刑未成年人犯罪记录封存制度,但在档案管理工作中,档案室具体如何封存、诉讼档案保管年限如何确定等等,均不明确,这导致实践中各地做法不一。

    为完善法院档案管理规定,笔者建议采取以下措施予以完善:

    1、重新厘清诉讼档案和行政文书的保管期限。建议刑事诉讼案件中,除危害国家安全罪罪名外,其他案件以刑期作为划分案件保管期限的依据;民事、经济、行政类档案,可以是否进入二审程序或审判监督程序作为确定案件保管期限长短的依据;相应调整诉讼档案保管期限,设为永久、长期、短期,其中长期保管年限可调整为50--60年,短期保管年限可相应调整为15--20年。对法院行政文书档案的保管年限,可与国家档案局的相关规定接轨,即“文书的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。”

    2、改变《人民法院诉讼文书立卷归档办法》的一些规定。如:取消各类诉讼文书必须用标准十六开办公纸的规定,实行与国际和国内行政机关公文规定接轨,要求诉讼文书使用A4或A3纸张;对于手写、签发的,可沿用“系毛笔或钢笔书写的,须用墨汁或碳素、蓝黑墨水书写、签发”规定;对于网上打印、签发的,则要求将打印稿或相关网页存档。

    3、废除《人民法院法医学鉴定文书立卷归档办法》。将对外委托司法鉴定材料作为案件材料的一部分,移交给业务庭作为案件档案归档;司法技术室的对内移送或对外委托登记等资料,则可以作为文书档案归档,保管年限为长期。

    4、补充法院电子化档案规定内容,并明确档案信息化目标。目标是:以法院信息化建设为依托,建立全国统一的案件管理信息系统并实施诉讼档案信息对接,实现全国法院档案的异地远程查档、调档。电子诉讼档案可分两步走,一是对当前案件信息要求同步录入,自动生成档案信息;二是对原归档的纸质案件档案信息逐步扫瞄录入到计算机系统。

    5、增加未成年人犯罪记录封存档案规定。明确该类案件档案的保管期限为短期,保管方式可参照涉密档案程序办理;把好已封存档案的查询关,相关申请必须由办案人、庭长、分管院领导层层审批,经审查符合法律条件的,档案室才能办理。

    (作者单位:江西省南城县人民法院)



责任编辑: 张红霞

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