基层人民法院的档案工作是国家档案工作的重要组成部分,它既是人民法院审判、执行活动的真实记录,也是社会的宝贵财富。人民法院档案工作既是基础工作,也是保障工作,它是展示人民法院审判历史面貌的重要凭证,也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。在我国经济社会高速发展的今天，法院档案的拥有量和使用量日益增多，这也对法院的档案管理工作提出了更高要求。我们人民法院的档案管理工作也步入了一个新的阶段，在新形势下我们要在充分认识基层人民法院档案工作的特点及存在的问题基础上，把法院档案管理工作纳入科学化、规范化、制度化、便捷化的轨道，使其更好地为审判工作服务，更好地推动法院各项工作的顺利开展。 　　

　　一、存在问题及原因

　　1、卷内文件目录填写不详

　　卷内文件目录是反映卷内有何材料的重要工具，详细填写卷内文件目录，可以一目了然地看出卷内材料的具体内容，方便查找和提供利用。以民事案件卷中的询问、调查取证材料为例，调查取证的材料包括询问、调查笔录等几项材料，但在卷内目录中的题名栏内上往往只能看到简写的“调查材料”，而没有具体的材料名称。这样的话，卷内文件目录完全体现不出卷宗内的调查材料里到底有哪些材料或材料的来源是哪个单位、哪个人。如果利用者要查找由某一单位产生的关于某事件的材料，此时卷内有几份出于不同单位而内容都是关于该事件的材料时，必须对这些材料逐一进行翻阅，这样便不利于档案的保密和利用。

　　2、卷宗封面的收案日期和结案日期填写混乱

　　部分业务庭室对已归档卷宗的收案日期和结案日期的填写都是不规范的。如：刑事案卷卷宗封面上填写的收案日期有的是办案人员接到案件材料的日期，有的是检察机关起诉书上的日期；案件的结案日期填写的是判决书上的日期或者是宣判的日期等。

    3、重诉讼档案，轻文书档案。由于以审判工作为主的单位性质和由此而长期形成的习惯，直接产生了法院重诉讼档案，轻文书档案的问题。在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节，诉讼卷宗都比文书资料受到了较高的重视，强调诉讼卷宗的重要性比强调文书资料的重要性多得多，甚至没有强调文书资料的重要性，工作移交也更多是针对审判工作和财物的移交。

　　4、缺乏专门档案管理人员，造成档案管理人员素质不高。法院诉讼档案是一项专业性十分强的档案，可是档案专业毕业的人员很少，专业技术人员比例不高，整体素质低，工作适应性不高，很难适应档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用，对进一步研究和探索档案管理工作，促进档案管理工作发展有一定的局限性，目前在职的档案管理人员往往工作不积极主动，工作效率低，档案意识淡薄，认为档案归属于个人行为，应该由相关的部门自行保管，这种错误思想的存在，使那些珍贵的资料没有能及时归档管理，有的在单位庭室个人手中，有的在各部门，导致档案管理的保密性和真实性存在巨大的缺陷。

　　5、对电子档案信息化建设不够重视。由于我国普法教育的深入以及《诉讼费用交纳标准》的颁布实施，人民群众运用法律武器保护自己的合法权益的意识不断增强，到法院诉讼的成本和门槛也大大降低，直接导致诉至法院的案件数量大幅度上升，档案数量也随之急速增长，可是各级人民法院却并没有引起足够的重视，虽然配备了电脑，却没有形成完整的电子档案，很多时候仍然在使用纸质档案，即使把案件内容及时准确的录入到了电脑中，既不备份也不存档，一旦电脑出现故障、网络出现问题，很容易损毁、丢失，造成不可挽回的损失。

    6、档案收集、归档不及时。《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第二十九条规定：“案件结案后3个月内由审判庭内勤或承办书记员编写归档清册向档案管理部门移交归档。接收人要逐卷检查验收。卷宗质量不符合本办法要求的，应退回立卷单位重新整理。”法院有些业务庭在每次向档案室移交诉讼档案时，还有上一年度的卷宗，甚至前一年，前两年的档案，这就说明在当年的年度里，档案卷宗没有被及时地收集和归档，这样不仅耽误了档案材料在工作中的利用，也增加了档案管理员的工作难度。

    7、档案数字化程度不高。随着社会信息化的发展，各类新技术逐渐投入到社会生活的各个方面，档案工作也不例外。在一些比较发达的城市和一些专业的档案馆，档案工作的信息化程度已经达到先进水平，然而在审判机关，尤其是我们法院由于条件的限制，硬件设施跟不上，很多先进的技术不能采用，造成档案信息不能得到最大化的开发，浪费了很多法院信息资源。

    二、完善归档工作的几点建议

　　一是明确责任，充分履职。在审判机关中，案件承办人负责案卷的立卷工作，各业务庭内勤人员身兼部门兼职档案员的职责，在平时的工作中，要注意对案件承办人办结案件的诉讼档案进行收集，在规定时间内向档案室移交档案和清册，以保障档案室收集的各类档案准确、有序、按时完成编排入库等工作；档案室的档案员要对各业务庭移交归档的各类档案进行集中、统一编制目录，上架排序并及时完成统计上报本院年度各类档案归档入库的情况。

　　二是严格规范、确保质量。1、诉讼档案材料的收集及整理、组卷要严格按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》进行。档案材料的收集要尽可能齐全、完整，尤其是基本证据材料一定收录入卷，不可缺失，组卷要严格按照统一的规定进行。2、案卷材料的排列和卷内目录的填写。案卷材料应严格按照实际诉讼程序依次排列，主要证据在前，辅助证据在后，印件在前，底稿在后。刑事、民事、行政、再审、申诉等案卷材料的排列顺序按照最高人民法院颁布的《人民法院诉讼文书立卷归档办法》规定排列。填写卷内目录时，除卷内目录所列项目应逐一填写外，案卷内的法律文书、相关证据材料均应逐一填写清楚。

　　三是统一保管、及时归档。诉讼案卷归档时，各办案业务庭负责人对承办人整理的案卷材料应逐一审查，发现遗漏及时补齐，然后交兼职档案员（内勤）统一保管，兼职档案员收集（保管）本庭室案卷时应与收案登记对照，检查应归档的案件是否交齐，发现不符合质量要求的应退回重新整理。兼职档案员对本庭室应归档的案卷核对无误后，进行统一编排和清册，过期不交的档案，审管办应该催交，各业务庭应给予积极的配合。同时，将案卷归档工作列入年度绩效考核指标。

    四是提高诉讼档案数字化程度。各基层法院应积极响应上级法院的号召，使用各种技术设备使档案数字化程度提高，以便各类法院信息得到最大化的开发利用，为各项审判工作提供更加便利的信息保障。

    （作者单位：江西省新建县人民法院）