11月12日，受湖南省档案局的委托，以郴州市档案局局长罗志勇为组长，市档案局、市中院、县档案局的档案管理专家组成的考评组莅临嘉禾县人民法院考评验收档案达省特级标准工作。通过“听”、“察”、“看”三个考评环节，嘉禾法院档案工作规范化管理工作以96.5分的优异成绩顺利通过了档案达省特级的验收，被授予省特级。这项荣誉取得凝聚了嘉禾法院干警的智慧和汗水。

    “伤脑筋”的旧况

　　2011年以前，嘉禾县人民法院在未搬进新审判大楼，办公大楼破旧且面积小，干警人员配备不足，档案库房在老法院五楼一间二十几平米的办公室内，破旧不堪，设备为陈旧的木质档案柜，且无任何的消防设施，基础设施极差，档案员是返聘本院退休老同志，档案管理均为兼职人员进行档案管理，档案管理混乱。

　　由于过去基础条件差，经费又极为缺乏，加之缺少专业的档案管理人员，该法院所装盒的档案卷宗五花八门，档案陈列参差不齐，给档案管理及查阅造成极大困扰，档案管理工作较为滞后。

    “费苦心”的举措

　　为了从根本上改善法院档案室的旧况，2011年1月，该法院利用搬迁新办公大楼的契机，大刀阔斧改革档案管理制度，加大资金投入，旨在重建一个布局合理、功能齐全、管理有序的现代化档案馆。

　　一是加强组织领导，不断完善档案管理体制。成立档案工作领导小组，形成院领导直接抓，院办公室具体抓，各职能庭室、部门协调配合抓的良好格局。档案工作列入党组议事日程，院党组定期听取档案管理工作汇报，了解各庭室档案归档情况，切实解决档案工作中存在的问题。建立档案管理机制，按照《湖南省档案管理条例》的有关规定并结合审判工作特点，先后制定了《立卷归档制度》、《档案借阅制度》、《档案管理制度》、《档案保密制度》等制度。

　　二是强化队伍建设，配备专职档案管理人员。为了更好地适应新时期档案工作的需要，配备一名专职档案员，各庭室还明确了兼职档案员。为提高档案人员的业务素质，经常组织专（兼）档案人员重点加强对《档案法》、《湖南省档案管理条例》等法律法规和有关专业知识的学习，积极支持档案人员参加上级档案部门组织的培训。走出去取经，请进来送宝，定期邀请市档案局专家现场指导和走出去到档案管理先进单位参观学习相结合的方式，找出工作差距，改进工作方法。

    三是加大资金投入，不断完善硬件设施。为了尽快将档案室建设到位，达到档案保管的条件，给查阅档案人员提供一个舒适、安静的环境，该院在经费极为紧张的状况下，先后投入50多万元，利用二楼的办公区域成立综合档案室及荣誉室。综合档案室按阅览室和档案库房进行功能分区，实行档案库房、办公室、阅档室三室分开,面积共计230平方米。添置了档案密集架19组，配置了计算机，使用了电子文档管理软件，配备了扫描仪、防磁柜、消毒柜等设备，安装了温湿度自动记录仪、去湿机、空调机、灭火器等防潮、防火器材，购置了档案装订设备等。档案室安装了防盗门，监控设备，加固了门窗，保证了档案的安全。充分满足了档案工作的需要。

    “尽全力”的攻坚

    管理制度的逐步改革，设施设备的完善给档案的保管提供有利的客观环境。该院以“全面提高档案工作管理水平，确保院档案管理晋升省特级”为工作目标，加大档案规范化管理工作力度，全力争创省特级。

　　该法院先后抽调6名新招录干警，集中半年的时间，全力开展档案达省特级标准的各项工作。在创建省特级的过程中干警们放弃了自己的节假日，不分白天黑夜，夜以继日地奋斗在该院档案创省特级的第一线。工作中遇到困难时，领导们及时鼓励和关心从事该项工作的干警，使他们能努力去克服困难。

　　在基础业务工作上，严格按照档案规范化管理的要求开展档案工作，在原有文书档案、诉讼档案、财会档案、人事档案的基础上新增声像档案、基建档案、电子档案、实物档案等档案，着重充实新增档案类别的资料，全部档案实行了集中统一管理。对于不符合规范的档案全部进行整改，封面填写不符规范全部换封面的，装订不规整的一律重新装订，编号标准不统一的一律换装订盒。移交档案室的案卷归档时由办公室主任和档案员把关，再由档案室统一对档案进行检查，合格后盖章方可入库。建立了数据库，将所有档案目录录入电脑，共输入条目2万多条，档案工作实现了计算机管理。

　　在档案保管上，严格把好借阅关和保管关。院内及院外查档、借档，一律凭领导签字的《档案查询借阅审批单》方可办理。对于档案的日常保管，严格按照上级规定和要求，定期检查库房温度、湿度，落实案卷的防虫、防蛀措施，每天至少进行一次检查登记，确保案卷保管的各项规定落实到位。

　　在档案开发利用上，建立了全宗卷，编有《全宗介绍》、《案卷目录》、《归档文件目录》、《诉讼档案案卷目录》等检索工具外，结合实际，建立了符合本院特点的检索索引。如：建立了当事人人名索引、案号索引等，方便了查询诉讼档案；建立了发文汇集，方便了院发文件查询。对档案信息进行深加工，编制了组织机构沿革、基础数字汇编、大事记等特色资料汇编。

    “竖拇指”的成效

　　“法院的档案室环境真不错”，“真没想到，你们这里的查档速度这么快”，“谢谢你们，这么热心地帮助我找到这么久远的判决书”……这是来自不同查阅人员地夸赞。

　　该院档案室主动了解把握查阅者的需要，主动地提供档案信息服务。为人民群众的需要提供了及时的服务，为公安、检察机关侦破案件可靠的依据，以下两个便是其中的典型例子。

　　2012年嘉禾县建国以来被告人数最多、涉及罪名最多、案情最为复杂、影响最为恶劣的“11.02”特大涉黑刑事案件，为首头目李某、何某力或者暴力威胁等手段进行涉黑犯罪，严重侵害公民的生命健康权益，干扰社会正常的经济秩序。为协助公安机关迅速侦破该起大案追究犯罪，当办案民警前来调查此团伙的犯罪材料时，我院档案室为“11.02”专案组开辟查档绿色通道，指派一名专职档案员持续三个月专门负责为公安机关、检察机关调取相关案卷，持工作证及介绍信可以免除审批查阅档案的相关手续，大大地节省了民警的查档时间，共调取案卷10余卷100余册，为迅速结案提供了重要证据，维护了人民群众的生命财产安全和社会的和谐稳定，发挥了档案打击犯罪、促进和谐的作用。

　　又如按照农村养老保险规定，凡户口簿上60岁以下的人口均缴纳了养老保险的，其家庭中60岁以上的老人方可享受“农保”待遇。可是有不少离婚案件的当事人在法院判决（或调解）离婚后，未将户口单立或转走，仍和原配偶登记在同一户口簿上，而这次缴纳养老保险是以户口簿为准，雷某就是其中之一。她于1991年与丈夫因感情破裂离婚，离婚后户口一直寄于前夫户口薄上，在返乡缴纳养老保险金的时候，发现按照规定需办理新户口，而雷某遗失了离婚相关证明给户口单立带来了困难，她又常年在外生活，遇到这种麻烦十分焦虑。当她来到法院向档案室工作人员说明情况，档案员首先宽慰她：“不要着急，法院档案室的档案保存得很完整，一定能查阅到当年的离婚判决书。”于是，档案员迅速启动计算机检索系统，但在查阅过程中发现，用雷某身份证上的名字无法查阅到相关案卷，为了不让雷某着急，我们又向她询问了她前夫的姓名及她自己的曾用名。通过多方查找，终于找到了当年的离婚判决书。当档案员将复印并加盖档案专用章的法律文书送到她手上的时候。她顿时热泪盈眶，抓着档案员的手口中不断地说着感谢。彰显了我院档案工作对服务民生、惠及民生所发挥的积极效用。

　　近年来，嘉禾法院档案室接待查借档案人员1712人次，其中接待院内干警813人次，公安机关478人次，检察机关75人次，普通群众346人次。利用卷宗3620余卷，充分发挥了档案工作的效益。  

　　路漫漫其修远兮，现有的成绩只是该院档案管理工作的起点，如何更好地利用档案，发挥其永久价值将成为该院档案工作永恒目标。