孟村法院已建立具备电子卷宗信息自动生成、同步录入、网络存储和调阅等多项功能为一体的应用与服务系统，初步实现了对电子卷宗的现代化管理。电子卷宗建立率达到84.46%，从电子卷宗的运行情况来看，存在一些不容忽视的问题，需要不断地改进和完善。

    一、电子卷宗制作中存在的问题

    孟村法院是是依靠系统对案件实行流程管理后，自动生成与纸质卷宗完全一样的电子档案和在结案后，将纸质档案电子化的方式。因此，电子卷宗的建立要求较高，运行中主要存在以下问题。

    （一）电子卷宗不按期归档的现象时有发生。因电子卷宗与纸质卷宗同步生成，我院在要求纸质卷宗结案归档的同时，也规定电子卷宗也应在结案后提请归档，并将这一时限设置为“节点”。随着节点的设置和控制，承办人不在规定时间内点击提请归档的现象虽有减少，但仍时有发生。

    （二）电子卷宗内诉讼材料排列顺序不规范。孟村法院制定电子卷宗管理办法，明确了各类诉讼材料的排列顺序。但由于各种原因，电子档案目录中的名称和材料排列顺序存在不规范的现象。材料排列错误。扫描材料不清晰、不完整。电子卷宗有一部分是自动生成的诉讼材料，有一部分是同步扫描，承办人员添加的诉讼材料。承办人扫描过程中，有的没有选择适当的模式，使扫描后的电子卷宗材料大小不合适，有的电子卷宗只扫描了部分材料，使电子卷宗材料不齐全、不完整。

    （三）电子卷宗材料录入不及时。按照信息录入管理办法，要求电子卷宗与办案进程同步。但有极少数案件未及时在系统中录入相关的诉讼材料，甚至有的案件在结案后任何材料都没有录入。不能准确反映与判决有关的内容。

    （四）电子卷宗整体保密性差。电子卷宗一直是沿用流程信息与档案信息一体的模式而建立的电子卷宗。这种模式能真实地反映案件在网上的流转情况，但当事人查询档案时，有的保密资料也一并呈现在当事人面前，不利于审判资料的保密。

    （五）电子卷宗的利用率低。现在利用电子卷宗主要是查阅案件，检查案件质量，以及利用电子卷宗丰富的信息资源提取相关数据。由于电子卷宗存在一定的质量问题，利用方式和途径大打折扣，丰富的信息资源未得到相应的整合与开发，其利用是低层次的，效果不十分明显。

    二、电子卷宗制作的完善建议

    为进一步规范电子卷宗的建立，提高电子卷宗质量，发掘和利用电子卷宗的丰富的信息资源，最大限度地发挥电子卷宗的作用，更好地服务于审判工作，必须对现有电子卷宗进行改进。

    （一）将流程信息与电子卷宗信息进行分离。为了电子卷宗的统一和规范，建议将电子卷宗中的有关流程信息剥离出来，形成一个具有三套内容的电子卷宗即：系统自动生成的节点信息；案件流程图；与纸质档案完全相同的电子信息。改变原有结案后，不能再录入任何材料的现状，规定为结案前必录内容和结案后可补充录入的内容两部分，对案件在审理、执行的过程，结案后不可能再次发生的内容确定为结案前必录内容，要求承办人在结案前必须录入。

    （二）统一电子卷宗目录。原有电子卷宗目录中材料名称以及顺序都是由承办人自行确定，卷宗目录名称和顺序不规范、不统一。因此，须建立统一的电子卷宗目录，承办人只需在目录确定的项目中填入相关的内容，无需对材料取名和调整顺序，电子卷宗在材料录入完毕后，系统将根据每个项目装入内容的页数，自动生成每个项目的起止页码，形成与现在纸质档案目录完全相同的目录，使电子卷宗更加规范和美观。承办人可以通过打印电子档案的目录形成纸质档案的目录，提高工作效率。

    （三）增强案件保密性。由于系统对许多信息进行了剥离、对档案目录进行了固定，可以通过程序设定，对涉及保密内容的节点信息、副卷相关内容隐藏，只有特别授权才能查询。律师、当事人等查阅档案，只能查到与自己相关的内容，增强案件的保密性。防止信息泄露方面要建立一套科学完善的电子档案管理系统软件，及时修补管理软件的漏洞，对防火墙和防病毒软件要及时进行升级维护，在电子档案进行上传和下载的过程中建立相应的安全等级和访问权限；硬件设备方面要科学管理电子信息设备的保管设施和环境，同时强化防磁设施的完善和维护，做到及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

    （四）加快电子档案人才的培养。法院档案部门要重视吸收专业性的人才，如计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，同时加大对本单位内部相关人员的培训，抽调一批热爱档案事业且有相应学历的人，进行有关电子档案方面的培训，以满足电子档案对人才的需求。

    （作者单位：河北省孟村回族自治县人民法院）